Sơ đồ bố trí cổng check in sự kiện không ùn tắc

Trước giờ G, cổng chính của hội nghị đã có khoảng 120 người đứng chờ. Hai nhân viên cầm điện thoại quét mã, mỗi khách đi qua mất khoảng hai giây. Nhưng cứ vài phút lại có một người bước vào làn quét mà chưa có mã QR. Nhân viên dừng lại, mở danh sách trên laptop, hỏi tên, hỏi số điện thoại, gõ thêm một dòng. Mất thêm một phút rưỡi. Phía sau, cả hàng đứng chờ theo một người.

Đây là lý do phổ biến nhất khiến cổng check in sự kiện không ùn tắc vào lúc cao điểm vẫn ùn tắc: khách đã có mã QR và khách chưa đăng ký bị xếp chung một làn.

Bài này nói cách tách hai nhóm đó ra, đặt quầy in QR và quầy hướng dẫn ở đâu, và in mã QR lớn cỡ nào để khách quét được khi còn đứng cách cổng vài mét.

Vì sao một khách walk-in chặn cả một làn

Cách làm này áp dụng chung cho mọi hình thức check in sự kiện bằng QR code, kể cả khi ban tổ chức không thuê thiết bị chuyên dụng.

Quét một mã QR mất khoảng một đến hai giây (ước lượng tại cổng, chưa đo bằng thiết bị). Xử lý một khách chưa có mã mất khoảng một đến hai phút: tra tên trong danh sách, hỏi lại số điện thoại, tạo bản ghi mới, in thẻ, phát thẻ.

Chênh nhau khoảng 40 đến 60 lần.

Nghĩa là một khách chưa đăng ký tốn thời gian bằng khoảng 40 đến 60 khách đã có mã. Mười khách như vậy trong giờ cao điểm làm mất thêm khoảng 15 đến 20 phút (ước lượng).

SESG đã có dịp đến tham dự một sự kiện với quy mô lên đến hơn 2000 khách, thời điểm đông nhất vào buổi sáng có hàng chục khách vãng lai đang đợi check-in. Nhìn lại chương trình này để thấy con số thật: gần 500 khách, 2 cổng, cao điểm dồn trong khoảng 9h – 9h30. Chia ra, mỗi cổng phục vụ khoảng 14 giây một khách để kịp đón hết người trong một giờ. Cả chương trình có 4 nhân sự quét và 2 nhân sự đứng ở bàn cho khách đăng ký mới.

Hai nhân sự cho một bàn, trong khi có tới 4 người quét. Con số đó nói đúng vấn đề của sự kiện nhiều khách vãng lai: nhân lực không thiếu, nhưng nếu xếp chung một làn thì hai người này kéo cả hàng phía sau chậm lại.

Vấn đề không nằm ở người chưa có mã. Nằm ở chỗ người phía sau họ không biết mình đang chờ cái gì.

Nguyên tắc để check in sự kiện không ùn tắc: tách hai nhóm khách ra

Ba khoảng cách cần chốt trước ngày sự kiện:

• Biển phân làn đặt trước chỗ rẽ khoảng 10 mét, để khách đọc được khi còn đang bước tới chứ không phải lúc đã đứng trong hàng
• Quầy cho khách chưa đăng ký cách làn quét tối thiểu 5 đến 7 mét (ước lượng theo sảnh hội nghị thông thường)
• Không đặt quầy đối diện cổng quét. Khách đứng chờ ở làn sẽ nhìn thẳng vào quầy và tưởng đó là chỗ phải vào

Vì sao phải có khoảng cách thật, chứ không phải chỉ kẻ một vạch sơn: khách chưa đăng ký thường đứng nép ngay sau nhóm có mã. Chỉ cần hai người như vậy lọt vào làn quét là hàng đứng yên. Khoảng cách 5 đến 7 mét đủ để người hướng dẫn kịp chặn và mời họ rẽ sang trước khi họ vào làn.

Còn một chi tiết ít ai để ý: đặt quầy ở phía khách nhìn thấy ngay khi bước qua cửa vào. Quầy nằm khuất sau cột hoặc sau cổng quét thì khách không biết là có chỗ giải quyết, họ sẽ đứng lại hỏi nhân viên quét.

Sơ đồ cổng cho sự kiện trên 300 khách

 

Sơ đồ bố trí tham khảo

Thứ tự từ ngoài vào, tính theo chiều khách đi:

1. Biển phân làn: trước chỗ rẽ khoảng 10 mét. Ghi rõ hai dòng: “Đã có mã QR” và “Chưa đăng ký”
2. Nhân viên hướng dẫn: đứng ngay điểm rẽ, mặc áo khác màu để khách nhận ra
3. Làn quét: một đến hai cổng, mỗi cổng một nhân viên cầm điện thoại
4. Quầy đăng ký và in QR: lệch sang một bên, cách làn quét 5 đến 7 mét, có bàn cao khoảng 1 mét để khách đứng ký giấy
5. Bàn để túi và soạn hồ sơ: sát quầy, để khách đứng lại lâu không chắn đường người khác
6. Màn hình chào mừng: đặt sau cổng khoảng 5 đến 10 mét. Khách quét xong đi tiếp mới thấy tên mình, không dồn lại ngay cổng

Sơ đồ này dùng cho sự kiện từ 300 khách mời, mức mà check in sự kiện không ùn tắc phụ thuộc gần hết vào việc tách làn.

Điểm 6 hay bị làm sai. Màn hình đặt sát cổng thì khách dừng lại xem tên, và cổng bị chặn ngay tại chỗ vừa quét xong.

Quầy in QR và quầy hướng dẫn dựng thế nào

Vật dụng cần có ở quầy

Quầy đăng ký và in mã QR tại chỗ cho khách chưa đăng ký, gồm laptop, máy in thẻ và xấp thẻ đã in

• Bàn cao khoảng 1 mét, hoặc bàn thường kê thêm chân
• Laptop hoặc tablet tra cứu, đã đăng nhập sẵn từ trước, không đăng nhập tại chỗ
• Máy in thẻ và giấy in dự phòng
• Bút, kẹp, dây đeo thẻ đã xỏ sẵn
• Đèn bàn. Sảnh hội nghị thường tối hơn ngoài trời, và thẻ in mờ sẽ khó quét
• Biển số quầy cỡ A5 và một tấm bìa ghi “Đăng ký tại chỗ”

Số người và thời gian

Với sự kiện dự kiến trên 2000 khách, thời điểm cao điểm có thể lên đến 300 người đợi check-in, một quầy nên có 2 người: một người tra cứu và tạo bản ghi, một người in thẻ và phát thẻ. Một người làm cả hai việc thì mỗi khách mất thêm khoảng 30 giây (ước lượng).

Mỗi khách chưa đăng ký mất khoảng 1 đến 2 phút. Vậy một quầy xử lý được khoảng 30 đến 40 khách trong một giờ (ước lượng). Nếu sự kiện trước đó có tỉ lệ khách vãng lai cao, cần hai quầy ngay từ đầu.

Ranh giới của quầy

Quầy đăng ký không nhận khách đã có mã. Khách có mã mà mở không ra thì hướng dẫn mở lại email mời đã nhận. Chỉ khi tìm khoảng 30 giây vẫn không ra mới đưa sang quầy, vì lúc đó khách đã thành một ca đăng ký mới.

Nghe nhỏ, nhưng đây là ranh giới giữ cho quầy không bị biến thành chỗ tra cứu chung.

Mã QR in to cỡ nào để khách quét được từ xa

Quy tắc thực dụng khi in: khoảng cách quét được khoảng bằng 10 lần cạnh của mã. Mã 10 cm thì khách đứng cách khoảng 1 mét quét được. Mã 20 cm thì khoảng 2 mét. Mã 30 cm thì khoảng 3 mét.

Từ đó tính ngược ra khổ in:

• Standee A2 đặt ở chỗ rẽ: khách còn đang bước tới, cách 3 đến 4 mét vẫn quét được, và quét được trước khi phải xếp hàng
• Tờ A4 dán trên mặt bàn hoặc mặt kính quầy: cho khách đứng ngay tại quầy
• Thẻ đeo cỡ 8 đến 10 cm: in mã ở mặt sau thẻ để nhân viên quét nhanh, không phải chờ khách mở điện thoại.

Ba điều bắt buộc khi in, sai một cái là mã quét chậm hoặc không quét được trong điều kiện sảnh đông:

7. Nền sáng, mã tối, tương phản cao. Đừng in mã màu nhạt trên nền màu đậm
8. Chừa viền trắng quanh mã. Đừng để chữ, logo hay đường viền trang trí sát mép mã
9. Không in lên giấy bóng, không dán lên kim loại hoặc kính có đèn chiếu thẳng. Sảnh hội nghị nhiều đèn trần, loá là mã không đọc được

Cách thử trước khi in hàng loạt

Mang ba điện thoại khác nhau: một máy rẻ tiền, một máy đời mới, và một máy đã dùng ba bốn năm. Đứng ở đúng khoảng cách khách sẽ đứng, bật đèn đúng như lúc sự kiện, quét thử từng máy.

Máy nào không quét được thì đổi khổ in to hơn hoặc đổi vị trí dán. Việc này mất khoảng 10 phút, và tránh được cảnh sáng ngày sự kiện mới phát hiện mã dán cao quá tầm với.

Nên có hai mã khác nhau

Một mã tự đăng ký cho khách đến chưa có tên trong danh sách, và một mã dẫn tới kênh hỗ trợ của ban tổ chức. Đừng dùng chung một mã: khách đã đăng ký quét nhầm vào form đăng ký sẽ tạo thêm một bản ghi trùng, và nhân viên phải ngồi dọn lại sau sự kiện.

Nhân viên hướng dẫn: một người, một câu, đứng ở đâu

Người hướng dẫn không phải người quét mã. Đây là người đứng ở điểm rẽ, nhìn vào tay khách để đoán họ đã có mã hay chưa, và điều họ sang đúng làn.

Vị trí: trước làn quét khoảng 10 mét, ngay chỗ hàng bắt đầu tách ra.

Câu nói mẫu (nói trong khoảng 5 giây):

“Anh chị có mã QR trong điện thoại chưa ạ? Có rồi thì đi thẳng làn bên phải. Chưa có thì rẽ trái, quầy bên trái làm cho anh chị trong khoảng hai phút.”

Điều nhân viên hướng dẫn tuyệt đối không làm: mở danh sách tra tên ngay tại làn quét. Đây là lỗi làm vỡ hàng nhanh nhất. Một người đứng tra danh sách giữa làn quét là một người quét bị dừng, và cả hàng phía sau dừng theo.

Nếu khách nói quên mã, hướng dẫn khách mở lại email mời đã nhận. Tìm khoảng 30 giây không ra thì đưa sang quầy, đừng để khách đứng tại làn.

Bao nhiêu làn quét và bao nhiêu nhân sự cho từng mức khách

Con số dưới đây tính theo 14 giây một khách một làn, lấy từ chương trình thực. Nếu khách của anh chị quét chậm hơn, hoặc sảnh hẹp khiến khách phải xếp hàng chờ nhau, phải cộng thêm làn.

Khách trong 1 giờ cao điểm	Làn quét	Quầy cho khách chưa đăng ký	Người hướng dẫn
200 khách	1 làn	1 quầy, 2 người	1 người
500 khách	2 làn	1 quầy, 2 người	1 người
1.000 khách	4 làn	2 quầy, 4 người	2 người

 

Dòng 500 khách là con số thật của Family Day: 2 cổng, 4 nhân sự quét, 2 nhân sự cho khách đăng ký mới.

Đo ba con số này trong lúc sự kiện

10. Số khách đã vào theo từng 15 phút. Biết được đỉnh rơi vào lúc nào, và đỉnh đó có đúng như kế hoạch không
11. Số khách chưa đăng ký trên tổng số khách. Con số này quyết định số quầy cho sự kiện sau
12. Thời gian chờ lâu nhất. Bấm giây thử vài khách: từ lúc họ vào hàng tới lúc quét xong

Đọc to ba con số này sau sự kiện, và đem so với chính sự kiện trước. Chỉ cần hai lần làm như vậy là ước được khá sát lượng khách vãng lai của mình.

Con số thứ hai chỉ biết được sau sự kiện. Không có cách nào biết trước hôm đó có bao nhiêu khách vãng lai, nên quầy phải dựng theo con số của sự kiện trước. Dựng hai người cho một quầy mà cả buổi không có khách vãng lai nào cũng là chuyện bình thường, và rẻ hơn nhiều so với việc cả hàng trăm người đứng chờ vì thiếu một quầy.

Năm lỗi hay gặp nhất

Năm lỗi dưới đây là những gì làm cổng bị kẹt dù đã chuẩn bị từ trước.

13. Để khách chưa có mã đứng chung làn quét. Lỗi này chiếm phần lớn các ca ùn tắc
14. Quầy đăng ký đặt đối diện cổng quét. Khách hiểu nhầm đó là cổng chính và đứng vào
15. Không có người hướng dẫn ở điểm rẽ. Khách tự chọn làn, và thường chọn sai
16. Mã QR in nhỏ, dán cao quá tầm tay. Khách phải bước sát mới quét được, tức là hàng vẫn bị chặn
17. Chỉ đếm tổng số khách, không đếm theo 15 phút. Không có số thì sự kiện sau lại dựng y như sự kiện trước

Một lỗi nữa đáng nói: in một mã QR duy nhất dùng cho cả đăng ký mới và tra cứu. Hai nhóm khách này cần hai đường khác nhau.

Kịch bản khi đông đột biến trong 5 phút

• Mở quầy tạm: một bàn gấp, một laptop dự phòng đã đăng nhập sẵn và pin đầy. Chuẩn bị sẵn từ trước, không đợi lúc đông mới đi tìm
• Rút một người từ quầy in thẻ sang làn quét khi lượng khách chưa đăng ký đã giảm. Người ở quầy in thẻ được huấn luyện quét mã từ đầu buổi
• Dùng thêm một điện thoại làm máy quét phụ. Không cần thiết bị chuyên dụng cho tình huống này, miễn là nhân viên đã đăng nhập tài khoản từ trước
• Phát thẻ đã in sẵn cho khách tới muộn, thay vì tra từng người

Câu hỏi thường gặp

Sự kiện 100 khách có cần tách làn không?

Nếu sự kiện dưới 150 khách và gần như không có khách vãng lai, tách làn là thừa. Quầy in QR sẽ thành chỗ ngồi không, và anh chị mất thêm hai nhân sự không cần thiết.

Nếu sự kiện của anh chị tổ chức ở TP.HCM, xem thêm giải pháp check in sự kiện bằng QR code tại TP.HCM để biết cách chọn mặt bằng cổng.

Mốc nên tách là khi sự kiện dự kiến có khách chưa đăng ký, hoặc khi khách tập trung trong một giờ cao điểm.

Có nhất thiết phải thuê máy quét chuyên dụng không?

Không. Với sự kiện vài trăm đến vài nghìn khách, nhân viên quét bằng chính điện thoại của mình là đủ, miễn là tài khoản đã đăng nhập từ trước. Nếu vẫn muốn dùng thiết bị cầm tay, xem cho thuê máy quét QR code giá tốt. Cách quét bằng điện thoại cá nhân được nói kỹ trong bài check in sự kiện trên điện thoại.

Máy quét chuyên dụng đáng thuê khi cần quét liên tục trong nhiều giờ, hoặc khi ban tổ chức muốn thiết bị cố định tại cổng.

Khách không có điện thoại thông minh thì xử lý thế nào?

Vẫn dùng quầy đăng ký: nhân viên tra danh sách, in thẻ giấy có mã và đưa cho khách. Thẻ giấy này quét được như mã trong điện thoại. Nên in sẵn một xấp thẻ trắng để dành cho tình huống này.

Có nên cho khách tự quét mã để tự đăng ký tại chỗ không?

Nên, và đặt standee ở chỗ khách đứng chờ để họ làm việc đó trong lúc chờ. Nhưng vẫn phải có quầy thật cho người không quét được, người không có điện thoại, và người cần hỏi thêm. Standee không thay được quầy.

Mã QR in trên thẻ đeo có cần thiết không?

Cần, nếu sự kiện trên 300 khách. Có mã ở mặt sau thẻ, nhân viên quét được ngay khi khách vừa bước tới, không phải chờ khách mở điện thoại và tìm mã. Mỗi khách tiết kiệm vài giây, nhân cho 500 khách là vài chục phút.

Làm sao để check in sự kiện không ùn tắc khi khách tới muộn?

Khách tới muộn thường đã có mã trong email. Cho họ đi thẳng làn quét, và để sẵn một xấp thẻ in trước theo vần chữ cái. Đừng mở danh sách tra tại làn.

Bao lâu thì biết sự kiện của mình có bao nhiêu khách vãng lai?

Biết chính xác thì phải sau sự kiện. Nhưng sau hai lần đếm theo cách ở trên, anh chị đã ước được khá sát, và dùng con số đó để dựng quầy cho lần sau.

Việc cần làm trước ngày sự kiện

18. Chốt số làn quét theo số khách trong giờ cao điểm, tính theo 14 giây một khách một làn
19. Vẽ sơ đồ cổng trên giấy, ghi rõ vị trí biển phân làn, quầy đăng ký và màn hình chào mừng
20. In standee A2 làm hai bản, thử quét bằng ba điện thoại ở đúng khoảng cách khách sẽ đứng
21. Chuẩn bị quầy đăng ký: bàn cao, laptop đã đăng nhập sẵn, máy in thẻ, giấy và dây đeo
22. Phân công người hướng dẫn ở điểm rẽ, và nói rõ việc họ không được làm: tra danh sách tại làn quét
23. Chuẩn bị quầy tạm cho tình huống đông đột biến, gồm cả một thiết bị quét dự phòng

Check in sự kiện không ùn tắc phụ thuộc vào mặt bằng và cách phân làn nhiều hơn là vào thiết bị đắt tiền.

Có một việc chỉ làm được sớm: kiểm tra wifi và 4G tại đúng vị trí cổng, không kiểm ở sảnh. Sảnh có sóng không có nghĩa là chỗ cổng có sóng, và đây là thứ hay bị phát hiện muộn nhất vào sáng ngày sự kiện.

Sự kiện của anh chị sắp tới dự kiến bao nhiêu khách, và có bao nhiêu khách chưa đăng ký trước? Nếu cần thuê thêm laptop cho quầy đăng ký, xem dịch vụ cho thuê laptop.

Cho LaptopSGN số khách và khung giờ cao điểm, bên em tính giúp số làn quét và số quầy cần dựng.

Hotline: 0906 96 1347

Bài liên quan

• Check-in cho chương trình gần 500 khách: bài học vận hành thật — số liệu và cách chia cổng của một sự kiện đã chạy
• Check in sự kiện trên điện thoại: cách làm không cần thuê máy quét
• Mã QR dùng cho check in sự kiện: in ở đâu, in cỡ nào
• Check in bằng QR code là gì? — dành cho người mới làm sự kiện lần đầu
• Thuê máy quét QR code giá tốt — khi cần thiết bị cố định ở cổng
• Thuê máy in nhiệt để in thẻ tại quầy
• Cho thuê laptop cho bàn đăng ký và helpdesk
• Dịch vụ check in sự kiện tại TP.HCM