SGN triển khai giải pháp check-in Viet Cargo Expo 2026 tại NECC Hà Nội

Trong hai ngày 28–29/10/2026, Viet Cargo Expo Hanoi 2026 đã diễn ra tại Trung tâm Triển lãm Quy hoạch Quốc gia – NECC, Hà Nội. Đây là sự kiện tập trung vào lĩnh vực vận tải hàng hóa, logistics, giao nhận, kho vận và chuỗi cung ứng, đồng thời nằm trong chuỗi triển lãm chuyên ngành logistics và tự động hóa diễn ra tại NECC trong cùng thời gian.

Tại sự kiện lần này, SGN đảm nhận vai trò cung cấp giải pháp check-in gồm phần mềm check-in sự kiện, laptop, máy in thẻ đeo, thiết bị quét QR và nhân sự trực tiếp vận hành – hỗ trợ kỹ thuật tại khu vực check-in.

Đây cũng là một bước phát triển mới trong định hướng của SGN: không chỉ cung cấp phần mềm check-in QR riêng lẻ, mà tiến tới cung cấp giải pháp vận hành check-in hoàn chỉnh cho triển lãm, hội nghị và các sự kiện có lượng khách lớn.

Với sự kiện nhỏ, khách hàng hoàn toàn có thể chủ động setup hệ thống check-in và sử dụng điện thoại cá nhân để check-in khách mời dễ dàng

Từ phần mềm check-in đến một hệ thống vận hành hoàn chỉnh

Với các triển lãm chuyên ngành, khu vực check-in không đơn thuần chỉ là nơi quét một mã QR.

Hệ thống cần xử lý đồng thời nhiều công việc như:

• Tiếp nhận dữ liệu khách đăng ký trước;
• Xác định đúng thông tin khách;
• Quét QR nhanh tại quầy;
• In thẻ đeo tại chỗ;
• Tiếp nhận khách walk-in chưa đăng ký;
• Cập nhật dữ liệu khách tham dự theo thời gian thực;
• Đồng bộ dữ liệu giữa nhiều quầy check-in;
• Hỗ trợ kỹ thuật ngay khi có sự cố về thiết bị hoặc kết nối.

Vì vậy, phần mềm chỉ là một phần của toàn bộ quy trình.

Tại Viet Cargo Expo 2026, SGN triển khai đồng thời cả hệ thống phần mềm và thiết bị tại quầy, giúp phần mềm check-in, laptop, máy in thẻ và thiết bị quét QR hoạt động trong cùng một quy trình thống nhất.

Kết nối API để nhận dữ liệu trực tiếp từ nhiều nguồn đăng ký

Một trong những hướng mà hệ thống check-in SGN đang mở rộng là khả năng kết nối API với các nguồn thu thập lead hoặc đăng ký của ban tổ chức.

Trong thực tế, dữ liệu khách tham dự triển lãm có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau:

website đăng ký sự kiện, landing page quảng cáo, form đăng ký của đối tác, hệ thống CRM, nền tảng bán vé hoặc các kênh thu thập lead khác.

Thay vì phải chờ xuất Excel rồi nhập thủ công vào phần mềm check-in, hệ thống có thể được tích hợp theo hướng:

Nguồn đăng ký → API → hệ thống SGN → dữ liệu khách check-in

Khi một khách hoàn tất đăng ký trên hệ thống của ban tổ chức, dữ liệu có thể được chuyển trực tiếp sang hệ thống check-in theo cấu trúc đã thống nhất.

Điều này giúp giảm bớt nhiều thao tác thủ công, hạn chế tình trạng dữ liệu cập nhật không đồng bộ giữa bộ phận marketing và khu vực check-in.

Xử lý khách walk-in trực tiếp tại triển lãm

Không phải tất cả khách tham dự đều đăng ký trước.

Đối với triển lãm, luôn có một lượng khách walk-in đến trực tiếp tại địa điểm sự kiện.

Hệ thống SGN có thể bố trí một luồng riêng cho nhóm khách này:

Khách walk-in → điền thông tin → tạo hồ sơ khách → lưu vào hệ thống → in thẻ → check-in

Thông tin khách walk-in sau đó được lưu chung với dữ liệu khách đăng ký trước, giúp ban tổ chức có một nguồn dữ liệu tập trung thay vì phải quản lý nhiều file khác nhau.

Đây là yếu tố đặc biệt hữu ích đối với triển lãm B2B, nơi dữ liệu khách tham dự không chỉ phục vụ check-in mà còn có thể tiếp tục được sử dụng cho hoạt động chăm sóc lead sau sự kiện.

Check-in và in thẻ ngay tại quầy

Với những sự kiện cần sử dụng thẻ đeo, việc check-in và in thẻ cần diễn ra liên tục.

Sau khi hệ thống xác nhận thông tin khách, dữ liệu có thể được chuyển trực tiếp tới máy in thẻ để in các trường thông tin cần thiết như:

Tên khách – Công ty – Chức danh – QR – Nhóm khách

Tùy theo thiết kế của từng sự kiện, SGN có thể tùy chỉnh mẫu in và nội dung hiển thị trên thẻ.

Việc tích hợp check-in và in thẻ trong cùng quy trình giúp giảm thao tác nhập lại dữ liệu và giúp khu vực tiếp đón khách vận hành nhanh hơn.

Thiết bị check-in được triển khai đồng bộ

Bên cạnh phần mềm, SGN có thể cung cấp các thiết bị cần thiết cho khu vực check-in như:

Laptop, dùng cho các quầy check-in và đăng ký.

Máy in thẻ đeo, phục vụ in thông tin khách ngay tại sự kiện.

Máy quét QR, dùng khi cần quét QR bằng thiết bị chuyên dụng.

Ngoài ra, tùy quy mô chương trình, hệ thống có thể được mở rộng thêm màn hình, TV, máy in nhiệt hoặc các thiết bị mạng phù hợp.

Điểm quan trọng là phần mềm và thiết bị được triển khai theo cùng một phương án vận hành, thay vì ban tổ chức phải thuê riêng từng thiết bị rồi tự kết nối với nhau.

Nếu Quý khách không sử dụng phần mềm check-in của SGN và vẫn muốn thuê thiết bị phục vụ check-in như laptop, máy in thẻ đeo, máy quét QR thì có thể tham khảo tại đây

Nhân sự trực tiếp vận hành và hỗ trợ kỹ thuật

Đối với các triển lãm có nhiều quầy check-in, một hệ thống tốt vẫn cần có người theo dõi tại hiện trường.

Tại Viet Cargo Expo 2026, SGN bố trí nhân sự hỗ trợ vận hành check-in và kỹ thuật trực tiếp tại sự kiện.

Đội ngũ kỹ thuật theo dõi hoạt động của:

• Phần mềm;
• Laptop;
• Máy in;
• Thiết bị quét;
• Mạng kết nối;
• Dữ liệu check-in.

Khi phát sinh tình huống bất thường, việc có kỹ thuật ngay tại quầy giúp xử lý nhanh hơn và giảm nguy cơ làm gián đoạn luồng khách.

Một hệ thống check-in triển lãm cần nhiều hơn việc quét QR

Sau quá trình triển khai tại các sự kiện thực tế, SGN định hướng hệ thống check-in theo mô hình rộng hơn:

Thu thập dữ liệu → quản lý khách → gửi QR → check-in → in thẻ → tiếp nhận walk-in → báo cáo dữ liệu.

Tùy từng dự án, hệ thống có thể được kết nối với dữ liệu hiện có của khách hàng thông qua API hoặc triển khai độc lập.

SGN cũng có thể tùy chỉnh thêm các tính năng như phân nhóm khách, phân luồng theo vé hoặc khu vực, nhiều điểm check-in, báo cáo realtime, hành trình nhiều checkpoint hoặc kết nối với những chức năng khác của sự kiện.

Mục tiêu không phải chỉ là tạo ra một phần mềm quét QR, mà là xây dựng một hệ thống vận hành check-in có thể thích ứng với quy trình thực tế của từng triển lãm.

Viet Cargo Expo 2026 – một case study thực tế cho giải pháp check-in của SGN

Viet Cargo Expo Hanoi 2026 là triển lãm chuyên ngành dành cho các doanh nghiệp và chuyên gia trong lĩnh vực cargo, logistics, vận tải, kho vận và chuỗi cung ứng. Sự kiện diễn ra tại NECC, Hà Nội trong hai ngày 28–29/10/2026.

Đối với SGN, dự án lần này không chỉ là một lần triển khai phần mềm.

Đây là bước chuyển từ mô hình “cung cấp công cụ check-in” sang “cung cấp và vận hành giải pháp check-in sự kiện”, bao gồm:

Phần mềm + dữ liệu + thiết bị + in thẻ + nhân sự + hỗ trợ kỹ thuật.

Với các triển lãm, hội nghị hoặc chương trình có lượng khách lớn, SGN có thể khảo sát trước quy trình đăng ký, nguồn dữ liệu khách, số lượng quầy và nhu cầu in thẻ để đề xuất phương án triển khai phù hợp.

Nếu doanh nghiệp đã có website, CRM, landing page hoặc hệ thống thu thập lead riêng, SGN cũng có thể nghiên cứu phương án kết nối API để đưa dữ liệu trực tiếp vào hệ thống check-in.

Qua mỗi sự kiện thực tế, đội ngũ SGN tiếp tục ghi nhận các tình huống vận hành để cải thiện hệ thống và tùy chỉnh giải pháp phù hợp hơn với từng mô hình tổ chức.