Câu này không có câu trả lời cố định. Muốn biết sự kiện 1000 khách cần bao nhiêu quầy check in, phải tính từ bốn con số của chính sự kiện đó: bao nhiêu khách đến trong khung giờ cao điểm, khung đó dài bao lâu, một lượt quét mất bao nhiêu giây, và bao nhiêu khách chưa có mã QR.

Bốn con số này khác nhau ở từng sự kiện, nên mọi bài trả lời kiểu “cứ mỗi X khách thì một quầy” đều sai ở sự kiện của anh chị.

Bài này cho công thức, cách tự đo bốn con số đó, và ba thứ hay làm công thức sai.

Sự kiện 1000 khách cần bao nhiêu quầy check in: công thức tính

Có hai công thức tách riêng, vì hai nhóm khách mất thời gian khác nhau hẳn.

Công thức 1: số làn quét cho khách đã có mã QR

Số làn quét = (Số khách trong khung cao điểm x Thời gian một lượt quét (tính bằng giây)) ÷ (Số phút giờ cao điểm x 60)

Đọc theo thứ tự:

1. Lấy số khách đến trong khung cao điểm, nhân cho thời gian một lượt quét, ra tổng thời gian cần để check-in
2. Số phút giờ cao điểm nhân với 60 ra số giây trong khung giờ cao điểm
3. Lấy thời gian trong khung cao điểm chia cho thời gian cần để chec-in là ra số lane cần thiết

Nếu kết quả không tròn thì làm tròn lên. Kết quả là số làn quét tối thiểu, chưa tính người dự phòng.

Công thức 2: số quầy cho khách chưa có mã QR

Số quầy = (Số khách chưa có mã × Số phút xử lý một khách) ÷ Số phút của khung cao điểm

Phần này tính riêng, không gộp vào công thức 1. Lý do: một khách chưa có mã cần tra tên, hỏi lại thông tin, tạo bản ghi và in thẻ, nên mất thời gian hơn hẳn một lượt quét. Gộp hai nhóm vào một con số là cách tính sai phổ biến nhất.

Hai kết quả của hai công thức này là hai chỗ đứng khác nhau, không phải hai người đứng cùng một cổng.

Bốn con số phải tự đo trước ngày sự kiện

1. Số khách đến trong khung giờ cao điểm

Đừng lấy tổng số khách chia đều cả buổi. Khách hội nghị thường dồn vào một khoảng ngắn trước giờ khai mạc, và cổng phải chịu được đúng khoảng đó.

Nếu đã làm sự kiện trước rồi: lấy danh sách điểm danh cũ ra, xếp số người vào từng khung 15 phút, tìm khung đông nhất. Con số đó là số dùng cho công thức.

Nếu là sự kiện đầu tiên: lấy số khách đăng ký nhân với tỉ lệ khách thật sự đến, rồi dồn vào khoảng thời gian khách được mời đến. Tỉ lệ này phải ước từ kinh nghiệm của chính anh chị, đừng lấy con số chung trên mạng.

2. Độ dài khung giờ cao điểm

Không phải cả giờ đón khách. Chỉ từ lúc khách bắt đầu dồn tới lúc hết dồn.

Ví dụ: giấy mời ghi đón khách trong một giờ, nhưng thực tế khách đến nhiều nhất trong nửa giờ đầu. Thì khung dùng để tính là nửa giờ đó, không phải một giờ. Chia cho khung dài hơn sẽ ra ít quầy hơn thực tế cần.

3. Thời gian một lượt quét

Phải bấm giây thật, không ước. Cách làm: ở sự kiện trước, hoặc ở buổi tổng duyệt, cho nhân viên quét thử vài chục lượt liên tiếp và bấm giây.

Đo bằng đúng điện thoại mà nhân viên sẽ dùng. Máy yếu, camera mờ hoặc mạng chậm cho ra số khác hẳn máy mới.

4. Số khách chưa có mã QR

Đây là con số hay bị bỏ qua nhất, và cũng là con số hay làm sập cổng nhất.

Lấy từ sự kiện trước: số khách phải đăng ký tại chỗ, chia cho tổng số khách. Đó là tỉ lệ dùng cho lần sau.

Với sự kiện mới chưa có dữ liệu: hỏi ban tổ chức xem khách mời theo danh sách hay mở đăng ký tự do. Khách mời theo danh sách thì tỉ lệ chưa có mã thấp. Mở đăng ký tự do hoặc có khách vãng lai thì tỉ lệ cao hơn nhiều.

Bảng điền số để tính số quầy check in cho sự kiện – nhắn Zalo SGN để nhận bộ công cụ và tư vấn cụ thể nhé!

Cách áp công thức, nói bằng ký hiệu

Giả sử khung cao điểm của anh chị dài A phút, trong đó có B khách đến, mỗi lượt quét mất C giây.

Số làn quét là: (B × C)  ÷ (A × 60).

Nếu kết quả ra lẻ thì làm tròn lên, vì không ai chia một làn quét thành nửa được.

Với quầy cho khách chưa có mã: nếu trong B khách đó có D khách chưa có mã, và mỗi ca đăng ký tại chỗ mất E phút, thì số quầy là (D × E) ÷ A, cũng làm tròn lên.

Điền số của mình vào đúng bốn chỗ đó là ra kết quả. Cách này áp cho mọi quy mô, từ vài trăm tới vài nghìn khách, vì công thức chỉ quan tâm tới tốc độ chứ không quan tâm tới tổng số khách.

Đo ở buổi tổng duyệt: làm gì và mất bao lâu

Buổi tổng duyệt là chỗ đo tốt nhất, vì có nhân sự thật và thiết bị thật. Nên dành một khoảng riêng trong buổi đó cho việc này, đừng đo trong lúc đang chạy thử cả chương trình.

Việc cần làm, theo thứ tự:

4. Chốt vị trí cổng và chỗ đứng của nhân viên. Đo ở đúng vị trí đó, không đo ở sảnh hay ở phòng họp
5. Kiểm wifi và 4G ngay tại vị trí cổng. Đây là thứ hay bị phát hiện muộn nhất, và nếu mạng yếu thì mọi con số đo được đều vô nghĩa
6. Cho từng nhân viên quét thử liên tiếp vài chục lượt và bấm giây. Quét liên tiếp mới thấy máy nóng lên và chậm dần, còn quét vài lượt rồi nghỉ thì số đo đẹp hơn thực tế
7. Ghi số giây của từng người, lấy trung bình. Nếu có người chậm hơn hẳn, xem lại thiết bị của người đó trước khi kết luận là do kỹ năng
8. Đo thử một ca đăng ký tại chỗ từ đầu tới lúc in xong thẻ. Đây là con số cho công thức 2, và là con số hay bị ước sai nhất

Nếu không có buổi tổng duyệt, vẫn đo được ở sự kiện trước hoặc ở một buổi họp nội bộ, miễn là dùng đúng thiết bị và đúng nhân sự sẽ làm ở cổng.

Sự kiện có nhiều cổng thì tính thế nào

Công thức không đổi, nhưng phải áp riêng cho từng cổng, không chia đều số khách cho số cổng.

Lý do: các cổng thường đón nhóm khách khác nhau. Cổng chính đón khách thường, cổng phụ đón khách VIP và báo chí, cổng hậu trường đón nhân sự chạy chương trình. Ba nhóm này có tốc độ quét khác nhau, số người khác nhau, và cả giờ đến cũng khác nhau.

Cách làm:

9. Ước số khách đi vào từng cổng. Nếu chưa biết, lấy theo sự kiện trước hoặc theo sơ đồ đón khách mà ban tổ chức đã vẽ
10. Áp công thức 1 cho từng cổng, ra số làn quét của cổng đó
11. Cộng số làn quét của tất cả các cổng lại, ra tổng nhân sự đứng quét
12. Tính riêng quầy cho khách chưa có mã, và chỉ đặt ở một chỗ. Đặt quầy đăng ký tại chỗ ở nhiều cổng là cách chắc chắn nhất để dữ liệu khách bị phân tán

Khách đến muộn và khách về sớm

Khung cao điểm không phải lúc duy nhất cổng có việc. Có hai khoảng nữa cần tính, dù mỏng hơn.

Khách đến muộn. Sau khi chương trình bắt đầu, vẫn có khách tới. Số này thường ít, nhưng họ đến rải rác và mỗi người mất nhiều thời gian hơn vì phải tra cứu. Nên giữ một người biết quét mã ở lại cổng trong khoảng đầu của chương trình, thay vì rút hết người vào trong.

Khách về sớm. Nếu sự kiện có trả thẻ khi ra về, hoặc có phát quà khi ra, thì phải tính thêm một chỗ đứng cho lượt ra. Lượt ra thường không dồn như lượt vào, nhưng nếu chỉ có một người đứng thì sẽ thành hàng ngay khi chương trình kết thúc.

Cả hai khoảng này dùng đúng công thức 1, chỉ khác là số khách nhỏ hơn, nên kết quả thường ra một làn.

Ba thứ hay làm công thức sai

1. Để khách chưa có mã đứng chung làn quét

Công thức 1 giả định mỗi lượt qua cổng chỉ mất vài giây. Chỉ cần một khách chưa có mã chen vào làn đó, cả công thức vô hiệu, và hàng phía sau chờ theo một người.

Đây là lỗi nặng nhất, và cách sửa cũng rẻ nhất: tách hẳn quầy cho khách chưa có mã ra khỏi làn quét.

2. Tính theo khung dài hơn khung khách thật sự dồn

Chia cho cả giờ đón khách trong khi khách chỉ dồn trong nửa giờ đầu là cách tính ra thiếu quầy. Kết quả: cổng kẹt đúng lúc đông nhất, còn nửa giờ sau thì quầy rảnh.

3. Ước thời gian một lượt quét thay vì bấm giây

Mọi con số ước đều nhỏ hơn thực tế. Camera điện thoại cũ, màn hình nứt, mạng chập chờn, khách đưa mã sai hướng đều làm lượt quét mất thêm giây. Cộng lại, một khung cao điểm có thể dài hơn tính toán.

Bấm giây vài chục lượt mất khoảng mười phút, và nó cho ra con số dùng được cho cả sự kiện.

Tính ra nhiều quầy hơn số người đang có thì làm gì

Đây là tình huống thường gặp, nhất là với sự kiện làm lần đầu. Cách xử lý theo thứ tự, rẻ trước:

13. Tách làn cho khách chưa có mã. Việc này giải phóng làn quét ngay, không tốn thêm người
14. Dùng thêm điện thoại của nhân viên làm máy quét. Không cần thiết bị chuyên dụng, miễn là tài khoản đã đăng nhập từ trước
15. Mở cửa phụ cho một nhóm khách riêng. Khách VIP, báo chí, nhân sự chạy chương trình nên đi cửa riêng
16. Kéo khung đón dài ra. Mời khách tới sớm và mở cửa sớm hơn giờ khai mạc. Cách này làm giảm số khách trong khung cao điểm, nên số quầy cần ít đi
17. Dồn khách đăng ký muộn sang một cửa riêng, có người đứng cố định, thay vì để họ xếp chung

Thứ tự này quan trọng: làm việc rẻ trước, chỉ thuê thêm thiết bị hoặc thêm người khi bốn cách trên đã dùng hết.

Tính ra ít hơn một làn quét thì sao

Nếu công thức cho ra dưới một làn quét, nghĩa là một người làm kịp. Đừng dựng thêm.

Một cổng có người đứng là đủ, và người còn lại nên đứng ở chỗ khách hay lạc đường hoặc chỗ hàng bắt đầu tách ra. Nhiều ban tổ chức dựng thừa cổng rồi để nhân viên đứng không, trong khi chỗ cần người nhất lại trống.

Cùng lúc đó vẫn phải tính quầy cho khách chưa có mã, kể cả khi số làn quét chỉ là một.

Điều đáng nói là rất nhiều sự kiện dựng thừa cổng vì ban tổ chức sợ thiếu, rồi sau đó không biết làm gì với người đứng không. Trong khi đó, chỗ thật sự cần người, như điểm rẽ giữa hai làn hoặc quầy cho khách chưa có mã, lại thiếu người. Công thức giúp tránh cả hai việc đó.

Kiểm lại sau sự kiện để lần sau chính xác hơn

Sau sự kiện, làm ba việc:

18. Đếm số khách vào theo từng khung 15 phút. So khung đông nhất thực tế với con số anh chị dự tính
19. Đếm số khách phải đăng ký tại chỗ. Đây là tỉ lệ dùng cho sự kiện sau
20. Ghi lại thời gian chờ lâu nhất bằng cách bấm giây thử vài khách, từ lúc họ vào hàng tới lúc quét xong

Ghi ba con số này vào một file, và lần sau thay vào công thức. Sau hai lần làm như vậy, con số dự tính của anh chị sẽ sát với thực tế, và số quầy dựng ra sẽ không còn thừa cũng không còn thiếu.

Sơ đồ tách làn quét và quầy cho khách chưa có mã QR

Xem lại bài viết Sự kiện có nhiều khách vãng lai: cách tách làn để cổng không ùn tắc

Câu hỏi thường gặp

Vậy sự kiện 1000 khách cần bao nhiêu quầy check in?

Không có một con số dùng chung. Kết quả phụ thuộc bốn con số của chính sự kiện đó, và cách tính đã nằm ở hai công thức phía trên. Hai sự kiện cùng số khách có thể cần số quầy khác nhau, nếu khung giờ cao điểm hoặc tốc độ quét khác nhau.

Sự kiện nhỏ có cần dùng công thức này không?

Sự kiện nhỏ vẫn dùng được, chỉ khác là kết quả thường ra một làn quét. Khi đó công thức giúp anh chị biết chắc là một làn đủ, thay vì dựng thừa hoặc lo lắng vô cớ.

Chưa có sự kiện nào để đo thì lấy bốn con số ở đâu?

Ba cách: xem lại danh sách điểm danh của buổi họp hoặc sự kiện nội bộ gần nhất, đo ở buổi tổng duyệt với nhân sự thật và máy thật, hoặc hỏi đơn vị làm check-in xem con số trung bình của các sự kiện họ đã làm. Cách nào cũng hơn là ước trong đầu.

Check-in bằng điện thoại có chậm hơn máy quét chuyên dụng không?

Tuỳ máy và tuỳ mạng, nên phải đo mới biết. Cách đo giống nhau: bấm giây vài chục lượt bằng đúng thiết bị dự định dùng. Nếu số đo của điện thoại chấp nhận được thì không cần thuê thiết bị riêng. Nếu quét liên tục trong nhiều giờ thì nên tính tới thiết bị cầm tay.

Có nên tính thêm quầy dự phòng không?

Nên tính một người biết quét mã nhưng không đứng cố định ở cổng, để khi một làn bị chậm thì có người vào đỡ ngay. Người này rẻ hơn một quầy dựng thêm, vì không cần thêm bàn hay thiết bị.

Khách VIP có cần làn riêng không?

Cần, nếu số khách VIP đủ để một làn riêng không bị trống. Làn VIP không chỉ để lịch sự, mà để nhóm khách này không làm chậm làn chung, và ngược lại.

Công thức này dùng cho sự kiện nhiều cổng được không?

Được. Tính riêng từng cổng theo số khách dự kiến đi vào cổng đó, rồi cộng lại. Đừng chia đều số khách cho số cổng nếu các cổng đón các nhóm khách khác nhau.

Việc cần làm trước ngày sự kiện

21. Đo bốn con số: khách trong khung cao điểm, độ dài khung, giây mỗi lượt quét bằng đúng máy nhân viên dùng, và số khách chưa có mã
22. Áp hai công thức, làm tròn lên, và ghi kết quả ra giấy
23. Vẽ chỗ đứng cho làn quét và quầy khách chưa có mã, hai chỗ tách hẳn nhau
24. Phân người cho từng chỗ, và một người không đứng cố định để đỡ khi cần
25. Chuẩn bị cách xử lý nếu tính ra nhiều quầy hơn số người đang có: tách làn, thêm điện thoại, mở cửa phụ, kéo khung đón
26. Sau sự kiện đếm lại ba con số và ghi vào file để lần sau dùng

Sự kiện của anh chị sắp tới dự kiến bao nhiêu khách, và khung giờ khách đến tập trung là khi nào? Gửi LaptopSGN hai thông tin đó, bên em cùng anh chị áp công thức và tính giúp số làn quét, số quầy, số nhân sự cần dùng.

Hotline/Zalo: +84 903 131 247 (Mr.Thảo)

Bài liên quan

• Sự kiện có nhiều khách vãng lai: cách tách làn để cổng không ùn tắc — công thức này chỉ đúng khi hai nhóm khách đứng tách nhau
• Check-in cho chương trình gần 500 khách: bài học vận hành thật
• Check in sự kiện trên điện thoại: cách làm không cần thuê máy quét
• Mã QR dùng cho check in sự kiện: in ở đâu, in cỡ nào
• Check in bằng QR code là gì?
• Thuê máy quét QR code giá tốt
• Thuê máy in nhiệt để in thẻ tại quầy
• Cho thuê laptop cho bàn đăng ký và helpdesk