Make.com là gì? Hướng dẫn sử dụng nền tảng tự động hóa từ A-Z

Make.com là nền tảng tự động hóa không cần mã (no-code) với giao diện thân thiện, giúp người dùng tạo các quy trình tự động (workflow). Trong bài viết này, Laptop SGN sẽ cùng phân tích các ưu nhược điểm và hướng dẫn sử dụng Make.com để giúp bạn quyết định xem công cụ này có phù hợp với nhu cầu công việc của bạn hay không.

Make.com là gì?

Make.com là gì? Đây là một nền tảng tự động hóa no-code hiện đại, cho phép người dùng xây dựng và triển khai các quy trình làm việc (workflow) một cách trực quan mà không cần viết mã. 

Hoạt động hoàn toàn trên nền tảng web, Make.com giúp bạn kết nối các ứng dụng, dịch vụ lại với nhau để tự động hóa quy trình hàng ngày một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nền tảng này hỗ trợ tích hợp với hơn 2.000 ứng dụng phổ biến như Google, Slack, Gmail, và đặc biệt là ChatGPT, giúp tối ưu hóa quy trình công việc và nâng cao hiệu quả làm việc.​

Trước khi được biết đến với cái tên Make.com, nền tảng này từng hoạt động dưới tên gọi Integromat. Một công cụ nổi tiếng trong giới quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và tự động hóa. Được thành lập vào năm 2016 tại Prague, Cộng hòa Czech. Đến năm 2022, công ty chính thức tái định vị thương hiệu và chuyển hướng phát triển mạnh mẽ hơn với Make.com.

Những lý do nên chọn Make.com để tự động hóa?

Make.com là công cụ tự động hóa được yêu thích nhờ tính linh hoạt và hiệu quả. Dưới đây sẽ là 6 lý do tại sao bạn nên sử dụng Make.com để tối ưu hóa quy trình công việc của mình.

1. Giao diện trực quan, dễ dùng ngay từ lần đầu

Make.com ghi điểm với giao diện rõ ràng, sắp xếp logic và màu sắc bắt mắt. Các biểu tượng lớn, dễ nhận diện, giúp người mới làm quen nhanh chóng mà không bị rối. So với Zapier hay n8n, Make.com có phần “dễ chịu” hơn hẳn về mặt trải nghiệm thị giác, một yếu tố quan trọng khi làm việc với các workflow hàng ngày.

2. Thiết lập workflow chỉ bằng kéo – thả

Make.com cho phép bạn xây dựng quy trình tự động hóa mà không cần biết lập trình. Mọi thao tác đều đơn giản: kéo – thả module, kết nối các bước và kích hoạt là xong. Người dùng không chuyên IT vẫn dễ dàng triển khai.

3. Tự động hóa linh hoạt theo thời gian và sự kiện

Một điểm mạnh khác là khả năng thiết lập lịch chạy tự động cho từng quy trình. Bạn có thể dễ dàng cài đặt gửi email mỗi sáng, cập nhật CRM mỗi tuần hoặc phản hồi khi có form đăng ký mới. Tất cả đều diễn ra tự động và đúng thời điểm.

4. Hệ sinh thái kết nối mạnh mẽ

Với hơn 2.000 ứng dụng tích hợp, Make.com giúp bạn kết nối dễ dàng với Gmail, Google Sheets, Notion, Slack, Trello… Ngoài ra, thư viện template có sẵn giúp rút ngắn thời gian xây dựng quy trình, đặc biệt hữu ích cho người mới.

5. Chi phí hợp lý, có gói miễn phí cho người mới

Make.com cung cấp gói miễn phí hỗ trợ 2 quy trình và 1.000 thao tác/tháng, đủ dùng cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ. Nếu cần nâng cấp, bạn có thể chọn các gói Core, Pro hoặc Teams với mức giá linh hoạt và cạnh tranh.

6. Cộng đồng hỗ trợ đông đảo

Make.com sở hữu cộng đồng người dùng năng động trên các nền tảng như Facebook, Reddit. Tại đây, bạn có thể dễ dàng tìm thấy hướng dẫn, chia sẻ mẹo vặt, hoặc hỏi đáp khi gặp vấn đề. Bên cạnh đó, đội ngũ support của Make.com cũng rất phản hồi nhanh chóng.

Make.com phù hợp với những ai?

Tự động hóa không còn là “sân chơi riêng” của giới lập trình. Với Make.com, bất kỳ ai cũng có thể chủ động thiết kế quy trình làm việc thông minh, tiết kiệm thời gian và công sức:

• Lập trình viên (Developers): Rút ngắn vòng đời phát triển bằng cách Make automation quy trình CI/CD, kiểm thử, triển khai và giám sát hệ thống một cách linh hoạt.
• Marketer: Thiết lập workflow cho email marketing, thu thập dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn, đồng bộ hóa dữ liệu từ Google Sheets, Meta Ads hay CRM chỉ với vài cú click.
• Sales team: Tự động cập nhật thông tin khách hàng vào CRM, gửi báo giá, thông báo nhắc lịch hoặc follow-up khách hàng tiềm năng.
• Nhân sự (HR): Tự động hóa các bước tuyển dụng, gửi thư mời, onboarding nhân sự mới và đồng bộ dữ liệu với các công cụ như Notion, Google Drive hay Slack.
• Freelancers & solopreneurs: Loại bỏ công việc lặp đi lặp lại như xuất hoá đơn, gửi email, backup dữ liệu để tập trung nhiều hơn vào giá trị cốt lõi.
• Quản lý dự án (Project Manager): Cập nhật tiến độ tự động, phân bổ task cho team, đồng bộ lịch và gửi báo cáo nhanh chóng trên nhiều nền tảng như Trello, ClickUp hoặc Asana.

Ưu điểm và nhược điểm của Make.com

Make.com là công cụ tự động hóa kết nối các ứng dụng mà không cần can thiệp thủ công, nhưng cũng có những ưu và nhược điểm cần lưu ý.

1. Ưu điểm

• Dễ dàng thiết lập quy trình tự động: Make.com sử dụng giao diện kéo và thả, giúp người dùng dễ dàng tạo và quản lý các quy trình tự động mà không cần phải viết mã.
• Tích hợp với hơn 2.000 ứng dụng: Nền tảng này hỗ trợ kết nối với hàng ngàn ứng dụng khác nhau, từ các công cụ văn phòng đến các nền tảng CRM, giúp mở rộng khả năng tự động hóa và tối ưu hóa luồng công việc theo nhu cầu của từng doanh nghiệp.
• Giám sát trong thời gian thực: Người dùng có thể theo dõi quy trình tự động đang diễn ra ngay lập tức, đảm bảo mọi thứ hoạt động suôn sẻ. Điều này giúp phát hiện và xử lý nhanh chóng các sự cố phát sinh, tối ưu hóa hiệu quả công việc.
• Chuyển đổi và thao tác dữ liệu linh hoạt: Make.com hỗ trợ việc thao tác dữ liệu giữa các ứng dụng một cách chính xác và hiệu quả, giúp bạn dễ dàng tùy chỉnh và tự động hóa quy trình xử lý dữ liệu.
• Lựa chọn gói dịch vụ đa dạng: Make.com cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt, từ phiên bản miễn phí đến các gói cao cấp, phù hợp với nhiều nhu cầu và ngân sách khác nhau.

2. Nhược điểm

• Khó khăn khi chuyển đổi dữ liệu: Nếu bạn đang sử dụng một công cụ tự động hóa khác và muốn chuyển sang phần mềm Make. Quá trình này có thể gặp một số khó khăn, đặc biệt là đối với những người không có kiến thức kỹ thuật.
• Giới hạn trong khả năng tùy chỉnh: Đối với các quy trình tự động hóa phức tạp và yêu cầu tính linh hoạt cao, Make.com có thể chưa phải là lựa chọn tối ưu. So với các nền tảng mã nguồn mở như N8n, Make.com có một số hạn chế trong việc mở rộng và tùy chỉnh các quy trình tự động hóa chuyên sâu.

Hướng dẫn sử dụng Make com từ A đến Z

Sau khi hiểu rõ Make.com là gì cùng với những lợi ích của nó, đã đến lúc bắt đầu sử dụng. Cùng xem hướng dẫn chi tiết giúp bạn dễ dàng thiết lập và tối ưu kịch bản tự động hóa.

1. Bước 1: Tạo tài khoản và cấu hình ban đầu

Để bắt đầu với Make.com, bạn cần thực hiện một số bước đầu tiên như đăng ký tài khoản, hoàn thiện hồ sơ cá nhân và làm quen với giao diện quản lý.

Đăng ký tài khoản

Truy cập trang chủ của Make.com và nhấn vào nút “Get started free” để đăng ký. Bạn có thể lựa chọn gói miễn phí với 1.000 thao tác/tháng hoặc nâng cấp lên các gói trả phí nếu cần nhiều tính năng hơn. Quyết định chọn gói nào tùy thuộc vào nhu cầu make automation và quy mô công việc của bạn.

Cài đặt hồ sơ cá nhân

Khi hoàn tất việc đăng ký, Make.com sẽ yêu cầu bạn cung cấp thông tin cá nhân cơ bản như tên, email và mật khẩu. Đây là bước quan trọng để cá nhân hóa trải nghiệm của bạn và giúp hệ thống hoạt động hiệu quả hơn.

Khám phá giao diện Dashboard

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được đưa đến giao diện Dashboard, nơi bạn có thể quản lý tất cả các kịch bản tự động hóa (scenarios). Các phần quan trọng trong Dashboard bao gồm:

• Organization: Tổng quan tài khoản và các nhóm làm việc.
• Teams: Quản lý các thành viên và quyền truy cập.
• Scenarios: Hiển thị tất cả các kịch bản tự động hóa đã tạo.
• Templates: Các mẫu tự động hóa sẵn có để bạn tham khảo và áp dụng.
• Connections: Cài đặt kết nối với các ứng dụng bên ngoài.
• Webhooks: Công cụ giúp kích hoạt kịch bản tự động qua HTTP request.

2. Bước 2: Khởi tạo kịch bản và chọn điều kiện khởi chạy

Sau khi đăng nhập vào Make.com, để bắt đầu tạo quy trình tự động hóa, bạn cần truy cập Scenario Editor.

Tại giao diện chính, hãy nhấn “Create a new scenario” để mở trình biên tập. Giao diện này được thiết kế dạng kéo – thả, cực kỳ trực quan, giúp bạn dễ dàng kết nối các ứng dụng tích hợp và xây dựng workflow tự động một cách linh hoạt.

Các thành phần cơ bản trong trình tạo kịch bản gồm:

• Trigger: Yếu tố khởi động quy trình, tức là điều kiện đầu tiên để kịch bản bắt đầu chạy.
• Action (Hành động): Các thao tác sẽ thực hiện sau khi Trigger được kích hoạt.
• Condition (Điều kiện): Giúp kiểm soát luồng đi của dữ liệu trong kịch bản.
• Filter (Bộ lọc): Dùng để chọn lọc dữ liệu trước khi tiếp tục sang bước tiếp theo.

Cách chọn Trigger phù hợp với mục tiêu

Trigger là bước đầu tiên và cũng là yếu tố quyết định khi nào kịch bản sẽ chạy. Make.com hỗ trợ kết nối hàng trăm ứng dụng như Google Sheets, Gmail, Telegram, Notion… Mỗi app đều có nhiều tùy chọn để thiết lập trigger tùy vào mục đích.

Bạn chỉ cần trả lời câu hỏi: “Mình muốn hệ thống phản hồi khi nào?”, từ đó dễ dàng chọn đúng Trigger cho mục tiêu tự động hóa quy trình làm việc của mình.

3. Bước 3: Thêm các bước xử lý vào quy trình

Trong bài viết này, Laptop SGN sẽ thực hiện ví dụ hướng dẫn bạn tạo nội dung SEO tự động bằng Google Sheets. Bạn chỉ cần nhập từ khóa vào một ô bất kỳ trong bảng tính, ngay lập tức hệ thống sẽ tự động kích hoạt AI để tạo bài viết và đẩy lên nền tảng mong muốn. Google Sheets sẽ đóng vai trò là Trigger chính.

Dưới đây là hướng dẫn từng bước để thiết lập một quy trình tự động viết bài hoàn chỉnh – từ khi có keyword đầu vào đến khi ra file Google Docs đã viết xong.

Các công cụ cần chuẩn bị:

• Google Sheet: quản lý từ khóa, lưu lại kết quả.
• Google Docs: lưu bài viết hoàn chỉnh.
• Claude AI / ChatGPT: viết outline và bài viết.
• Perplexity AI: nghiên cứu ý tưởng bài viết nhanh chóng.
• Make.com: nền tảng kết nối tất cả các công cụ trên.

Thiết lập Trigger theo dõi thay đổi trên Google Sheet

• Tạo scenario mới trong Make.com → chọn Google Sheets → chọn Watch Changes (Cell) để kích hoạt khi có từ khóa mới.

• Tạo webhook → copy link để gắn vào Google Sheet.

• Thêm Google Apps Script trong file Sheet:
• • Dán đoạn mã script từ Make.com.
  • Thay thông số WATCH_CHANGE_WEBHOOK_URL bằng link webhook vừa lấy.
• Thiết lập trigger tự động → Vào Triggers trong Apps Script → chọn On change.

Kết nối Perplexity AI để nghiên cứu chủ đề

Thay vì tự Google search, bạn để Perplexity AI xử lý:

• Add Perplexity AI vào Make → chọn Create a chat completion.

• Dán API key lấy từ tài khoản Perplexity (cần có gói Pro hoặc nạp $3).

• Thiết lập prompt mẫu:
  • Content: “Nghiên cứu chủ đề về [từ khóa từ Sheet]”
  • Model: Sonar hoặc tùy chọn khác
  • Role: User

Tạo outline bài viết bằng Claude AI

• Add Anthropic Claude vào scenario → chọn Create a Prompt.

• Dán Claude API key → chọn model Claude 3.7 Sonnet.
• Thiết lập:
  • Max tokens: 8000
  • Prompt: “Dựa trên kết quả research, hãy tạo outline cho bài viết về [chủ đề] với cấu trúc rõ ràng, mạch lạc…”
  • System prompt: Có thể thêm để giữ tone chuẩn cho thương hiệu.

Viết content chi tiết từ outline

Khi đã có outline, bạn tiếp tục để Claude AI triển khai thành bài viết hoàn chỉnh:

• Vẫn dùng Claude API đã kết nối.
• Prompt mẫu:
  • Content: “Từ outline trên, viết bài chi tiết khoảng 1000 từ, tone thân thiện, dễ hiểu, chèn keyword chính, tránh dùng thuật ngữ khó hiểu…”
  • System prompt: giữ nguyên nếu đã thiết lập từ trước.

Xuất nội dung ra Google Docs tự động

Sau khi Claude viết xong, bạn cho Make.com tạo Google Docs:

• Add action Google Docs – Create a Document

• Thiết lập:
  • Tên file: lấy từ keyword trong Google Sheet (giúp quản lý dễ).
  • Nội dung: chọn kết quả text từ Claude.
  • Vị trí lưu trữ: chọn My Drive hoặc thư mục cụ thể.

Tự động cập nhật link Google Docs vào Google Sheet

Để dễ quản lý bài viết, hãy lưu link Docs ngược vào Google Sheet:

• Thêm action Google Sheets – Update a Row

• Chọn:
  • Spreadsheet ID: đúng file Sheet đang dùng
  • Sheet name: nơi chứa danh sách content
  • Row cần cập nhật
  • Giá trị: chọn Web View Link từ kết quả Docs tạo ở bước trước

4. Bước 4: Thử nghiệm và kiểm tra hoạt động

Sau khi hoàn tất việc thiết lập, việc tiếp theo là chạy thử kịch bản để đảm bảo mọi bước trong quy trình tự động hóa hoạt động chính xác như kỳ vọng. Đây là bước không thể bỏ qua nếu bạn muốn kịch bản Make.com vận hành ổn định và hiệu quả.

Cách chạy thử kịch bản tự động hóa

Bạn có thể bắt đầu bằng cách nhấn vào nút “Run Once” để chạy test một lần duy nhất. Đây là cách đơn giản và nhanh chóng nhất để kiểm tra toàn bộ luồng hoạt động. Nếu muốn thiết lập chạy định kỳ, hãy chọn tùy chọn như “Every 15 minutes” hoặc đặt lịch theo nhu cầu cụ thể.

Trong lần chạy thử này, bạn sẽ thấy toàn bộ quá trình từ lúc trigger được kích hoạt cho đến khi dữ liệu được ghi vào hệ thống như Google Sheets hoặc các công cụ bạn đã kết nối. Nếu có lỗi, Make.com sẽ tự động thông báo, giúp bạn điều chỉnh kịp thời.

Xác nhận kết quả và tinh chỉnh nếu cần

Sau khi test hoàn tất, hãy mở Google Sheet (hoặc nền tảng tương ứng) để xác nhận rằng dữ liệu được ghi đúng như mong muốn. Việc kiểm tra chi tiết này không chỉ giúp bạn đảm bảo kịch bản tự động hóa hoạt động chính xác, mà còn là cơ hội để bạn:

• Phát hiện lỗi logic hoặc thiết lập sai.
• Đo thời gian thực hiện tác vụ để tìm điểm tối ưu hóa.
• Cải tiến quy trình theo thời gian.

5. Bước 5: Kích hoạt quy trình và tối ưu hóa

Sau khi thiết lập kịch bản tự động đầu tiên thành công, bạn có thể tiếp tục nâng cấp quy trình của mình để làm cho hệ thống vận hành linh hoạt và thông minh hơn. Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng Make.com để cải tiến quy trình tự động hóa:

Tự động gửi email xác nhận cho khách hàng

Một trong những cách dễ dàng để nâng cấp trải nghiệm người dùng là thêm bước gửi email xác nhận sau mỗi đơn hàng. Khi khách điền form, bạn chỉ cần thêm thao tác gửi email trong Make.com, chọn trường thông tin như “Email khách hàng” để gửi nội dung xác nhận.

Gửi thông báo nội bộ qua Microsoft Teams

Nếu bạn có một đội ngũ hỗ trợ hoặc xử lý đơn hàng, việc thông báo ngay lập tức cho họ là cực kỳ quan trọng. Bạn có thể kết nối Make.com với tài khoản Microsoft Teams để thiết lập một hành động gửi thông báo mỗi khi có đơn mới.

Thêm tùy chọn liên hệ cho khách hàng

Mở rộng cách giao tiếp với khách hàng qua các lựa chọn như gọi điện, nhắn tin SMS, hoặc thông báo qua app. Việc này không chỉ giúp khách hàng cảm thấy thoải mái, mà còn tạo mối quan hệ gần gũi, chuyên nghiệp. 

Kết luận

Giờ thì bạn đã biết Make.com là gì và vì sao nó đang được nhiều người dùng công nghệ ưa chuộng. Mong rằng những chia sẻ trong bài viết đã giúp bạn hiểu cách sử dụng nền tảng này một cách hiệu quả. Đừng ngần ngại bắt đầu thử nghiệm tự động hóa không còn là điều xa vời nữa!

Những câu hỏi thường gặp

1. Make.com có miễn phí không?

Make.com cung cấp một gói miễn phí với các tính năng cơ bản, cho phép người dùng tự động hóa một số quy trình nhất định. Tuy nhiên, để tận dụng đầy đủ các tính năng và kết nối nhiều ứng dụng, bạn sẽ cần nâng cấp lên các gói trả phí.

2. Make.com khác gì so với Zapier?

Make.com phù hợp với những quy trình phức tạp nhờ khả năng tùy chỉnh linh hoạt và giao diện trực quan dạng sơ đồ. Ngược lại, Zapier nổi bật với sự đơn giản, dễ dùng và tích hợp lượng lớn ứng dụng. Về bảo mật và hỗ trợ, Zapier có lợi thế hơn, trong khi Make.com thu hút nhờ chi phí hợp lý và kiểm soát dữ liệu tốt.

3. Tôi không biết lập trình, có sử dụng Make.com được không?

Hoàn toàn có thể! Make.com được thiết kế cho cả những người không có kinh nghiệm lập trình. Bạn chỉ cần kéo và thả các ứng dụng để tạo quy trình tự động hóa mà không cần viết mã, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.