5 LƯU Ý VÀNG KHI CHỌN MUA THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CHO DOANH NGHIỆP 10-12-2022   639 lượt xem

5 LƯU Ý VÀNG KHI CHỌN MUA THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CHO DOANH NGHIỆP

1. Nắm rõ nhu cầu doanh nghiệp để chọn thiết bị phù hợp
2. Xác định khả năng tài chính và dự trù tài chính phù hợp
3. Tìm nhà cung cấp uy tín trong ngành
4. Vạch rõ các điểm quan trọng cần giàng buộc trong hợp đồng
5. Nghiệm thu thật kỹ khi nhận bàn giao

Mua sắm thiết bị văn phòng, máy móc cho nhà xưởng hoặc phần mềm phục vụ sản xuất kinh doanh là một khâu quan trọng và tốn kém mà chủ doanh nghiệp cần hết sức lưu ý để tránh những rủi ro không đáng có.

Từ những kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp cũng như những doanh nghiệp mà Laptop SGN đã từng làm việc, chúng tôi xin chia sẻ 5 lưu ý quan trọng để mọi người dù là chủ doanh nghiệp hay phòng tài chính kế toán, quản lý vận hành có thể tham khảo để phối hợp nhịp nhàng và mua được những sản phẩm chất lượng từ những nhà cung cấp uy tín.

1. NẮM RÕ NHU CẦU DOANH NGHIỆP ĐỂ CHỌN THIẾT BỊ PHÙ HỢP

Mua sắm thiết bị trong gia đình hoặc trong một doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì quy trình cũng gần như nhau. Các chủ doanh nghiệp, cán bộ quản lý cần xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp mình như mua thiết bị gì? Cấu hình, thông số kỹ thuật, chức năng, cũng như kích thước trọng lượng của sản phẩm định mua để có thể phù hợp nhất với cơ sở vật chất hiện có tại văn phòng của mình

Có một điều đặc biệt lưu ý là khâu vận hành sau khi nghiệm thu cũng cần phải được quan tâm và tìm hiểu ngay từ đầu, vì có rất nhiều máy móc thiết bị có tính chất kỹ thuật cao, đòi hỏi người vận hành phải nắm được các thông số kỹ thuật cũng như được đào tạo để có thể sử dụng thuần thục trước khi nhận bàn giao

Yếu tố kỹ thuật cần tìm hiểu nữa là các thông số về kích thước, trọng lượng, các vận chuyển lắp đặt cần phù hợp với cơ sở vật chất hiện có hoặc nếu những thiết bị chuyên dụng không thể thay thế thì phải có phương án phù hợp để có thể lắp đặt được tại đơn vị hoặc nhà xưởng trong tương lai

Ví dụ: Doanh nghiệp bàn cần mua 20 bộ máy tính để bàn và thường thùng máy tính sẽ được bỏ vào một kệ nhỏ dưới bàn làm việc. Vậy người cán bộ quản lý phụ trách mua hàng cần phải kiểm tra yếu tố kích thước thùng máy có bỏ vừa dưới bàn làm việc hay không? Điều này tránh trường hợp khi nhập hàng về chúng ta phải thay đổi kết cầu bàn làm việc.

2. XÁC ĐỊNH KHẢ NĂNG TÀI CHÍNH VÀ CÓ PHƯƠNG ÁN DỰ TRÙ TÀI CHÍNH PHÙ HỢP

Tài chính luôn là điều làm chủ doanh nghiệp phải cân đối và dự phòng từ trước thật kỹ, tuỳ thuộc vào tính chất công việc, nhu cầu đầu tư, tình hình tại chính hiện tại của doanh nghiệp mà chủ doanh nghiệp cần làm việc với cán bộ kỹ thuật, cũng như bộ phận kế toán tài chính để có thể lên phương án đầu tư phù hợp.

Đặc biệt, trong mỗi lần đầu tư trang thiết bị mới sẽ luôn phát sinh những chi phí ngoài dự kiến, vậy nên để đảm bảo an toàn tài chính trước trong và sau khi đầu tư thiết bị mới, mỗi doanh nghiệp cần có một khoản dự phòng từ 10 đến 15% tổng chi phí để chi trả cho những trường hợp phát sinh, đảm bảo quá trình đầu tư được thông suốt.

Một lưu ý nhỏ là chủ doanh nghiệp nên nhận báo giá từ 2 tới 3 đơn vị cung cấp mặt hàng đó. Trong qua trình thương lượng thì ngoài giá cả, chủ doanh nghiệp nên quan sát thái độ, mức độ nhiệt tình, cũng như thiện chí của đơn vị cung cấp để chọn được nhà cung cấp ưng ý nhất. Một số nhà cung cấp lớn sẽ ít nhiệt tình với các dự án nhỏ, nên nếu mức độ chênh lệch về giá ở mức thấp thì bạn nên chọn những nhà cung cấp phù hợp với mình và biết quý trọng khách hàng. Nếu mua thiết bị văn phòng như laptop cũ, máy tính bàn hay màn hình cũ thì việc quan sát và tìm ra nhà cung cấp uy tín lại càng quan trọng hơn bao giờ hết, vì hàng cũ có rất nhiều giá và chất lượng hàng hoá khác nhau.

3. TÌM NHÀ CUNG CẤP UY TÍN

Mua hàng, tìm nhà cung cấp tưởng chừng đơn giản nhưng thật ra không đơn giản chút nào. Việc này phụ thuộc rất nhiều và năng lực tìm kiếm thông tin của chủ doanh nghiệp.

Thường có ba cách tìm kiếm phổ biến đó là: nhà cung cấp có mối quan hệ từ trước, được người thân quen giới thiệu, tìm kiếm thông tin trên internet. Tuỳ thuộc vào tính chất hàng hoá và từng đợt nhập hàng mà chủ doanh nghiệp sẽ sử dụng các phương pháp khác nhau.

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập chưa có nhiều kinh nghiệm và mối quan hệ trong quá trính chọn mua thiết bị thì cần áp dụng cả ba phương pháp trên.

Ví dụ công ty cần mua 10 chiếc laptop cũ, khi đã xác định được mẫu laptop phù hợp là Dell Latitude E5480 thì việc tiếp theo rà soát xem mình có người quen, người thân hoặc mối quan hệ cá nhân xem có ai bán hoặc hiểu biết về laptop cũ hay không? Trường hợp không ai quen biết, ta sẽ lên Google tìm kiếm cụm từ “Dell Latitude E5480 i5” (cần tìm sát tên máy và cấu hình cụ thể để Google trả ra kết quả đúng nhất có thể, tránh mất thời gian tìm kiếm). Có rất nhiều kết quả được hiện ra, cả quảng cáo và cả tự nhiên, chúng ta sẽ lướt qua một lượt tầm 2 tới 3 trang đầu để tìm ra những trang web có thiện cảm và có giá hợp lý. Tiếp theo sẽ liên hệ trực tiếp để xem họ có hàng hay không? Và thường nhưng web site của các nhà cung cấp nhỏ bạn sẽ gặp được chủ doanh nghiệp cũng là người bán hàng luôn nhé, gặp người chủ shop bạn sẽ dễ thương lượng và sẽ được tư vấn chăm sóc tốt nhất.

Sau khi có được thông tin, báo giá, bạn chỉ nên chọn ra tối đa 3 đơn vị cung cấp ưng ý nhất để so sánh, nếu số lượng đặt hàng lớn bạn nên tới tận nơi để kiểm tra thực tế hàng hoá và năng lực của đơn vị cung cấp.

Khi đã tìm được nhà cung cấp thì việc còn lại là đàm phám hợp đồng để đảm bảo hiệu quả công việc, an toàn và rõ ràng trước trong và sau khi mua hàng

4. VẠCH RÕ CÁC ĐIỂM QUAN TRỌNG CẦN GIÀNG BUỘC TRONG HỢP ĐỒNG MUA BÁN

Trước khi thảo hợp đồng hoặc ký kết hợp đồng, bạn cần vạch ra giấy các điểm quan trọng, Laptop SGN chia sẻ đến bạn một số điểm quan trọng như sau:

• Giá trọn gói cho bộ sản phẩm, bao gồm: máy, sạc đi kèm, các phần mềm cần cài đặt, chi phí vận chuyển nếu có một cách rõ ràng
• Tiến độ đặt cọc và thanh toán: thường trong mua bán thiết bị những lô lớn, Laptop SGN sẽ yêu cầu khách hàng đặt cọc 30%, thanh toán 60% khi nhận đủ hàng và thanh toán 10% còn lại sau 30 ngày kể từ ngày giao đủ hàng. Điều này đảm bảo an toàn cho cả khách hàng và cho cả nhà cung cấp, giúp các bên có sự giàng buộc để làm việc có trách nhiệm. Lưu ý: nếu giá trị hàng hoá trên 20 triệu đồng thì tiền thanh toán cần chuyển khoản từ tài khoản công ty bạn sang tài khoản của nhà cung cấp để đảm bảo đúng luật thuế và kế toán.
• Rõ ràng về thời gian và trách nhiệm bảo hành của đơn vị cung cấp. Nếu là thiết bị mới 100% thì thường bạn sẽ làm bảo hành với nhà cung cấp và họ có một quy định rất chặt chẽ riêng bạn không thể can thiệp. Tuy nhiên, nếu là hàng đã qua sử dụng thì việc bảo hành thường là do đơn vị cung cấp xử lý nên bạn sẽ có thể thương lượng và đưa ra những yêu cầu rõ ràng cũ thể và cần ghi rõ vào hợp đồng. Thời gian bảo hành của sản phẩm đã qua sử dụng thì thường sẽ từ 3 tới 6 tháng, hoặc bạn có thể thương lượng mua them thời gian bảo hành lên tới 12 tháng.

5. NGHIỆM THU THẬT KỸ KHI NHẬN BÀN GIAO

Nghiệm thu là khâu quan trọng để đảm bảo hàng hoá được giao đúng như hợp đồng đã ký. Vậy nên, ngày bàn giao theo như kinh nghiệm của Laptop SGN thì thời gian bàn giao nên là buổi sáng sớm để đơn vị cung cấp thoải mãi lắp ráp và chạy thử trong ngày, chủ doanh nghiệp cũng thoải mãi kiểm tra từng máy khi đã setup xong.

Các yếu tố cần kiểm tra: ngoại quan có trầy sước bể vỡ quá nhiều hay không? Màn hình có sáng rõ, có điểm chết hay không? Tình trạng pin thế nào? Bàn phím gõ nhạy không…

Nếu kỹ hơn nữa, bạn nên yêu cầu kỹ thuật viên mở một máy ngẫu nhiên ra để kiểm tra phần cứng bên trong thiết bị xem có dấu hiệu sửa chữa, hàn main, vào nước hay không.

Như vậy, nếu tất cả đều ổn từ đầu tới cuối thì chúc mừng bạn đã có một đợt mua hàng ưng ý và có những sản phẩm chất lượng phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh của đơn vị mình.

Tại Laptop SGN, chúng tôi luôn ưu tiên trải nghiệm của khách hàng, khách hàng sẽ nhận được báo giá chính xác cũng như được tư vấn nhiệt tình mỗi khi đầu tư mua thiết bị cho văn phòng của mình. Không những vậy, với những mặt hàng điện tử đặc biệt chuyên dụng không được bán tại Việt Nam chúng tôi sẵn sàng đặt hàng và cung cấp đến tay khách hàng với một mức giá hợp lý nhất.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu, đầu tư thiết bị văn phòng mới/ cũ và cần được tư vấn có thể liên hệ trực tiếp

Laptop SGN

Số điện thoại: 0906 96 1347 (Zalo)

Địa chỉ: 50C Trần Khắc Chân, Phường 15, Quận Phú Nhuận, Tp HCM